Facilitair Medewerker (backoffice)

Ben jij de regelaar die er van houdt er voor te zorgen dat alles op rolletjes loopt? Lees dan verder! Als facilitair medewerker back office ben je operationeel verantwoordelijk dat het facilitaire proces georganiseerd en goed verloopt.

De kernverantwoordelijkheden zijn:

• Volledige operationele afhandeling of het in behandeling nemen van aanvragen, meldingen en reserveringen zodat collega’s van facility services hun werk goed kunnen uitvoeren;
• Je houdt de aanvrager goed op de hoogte van de stappen die je onderneemt;
• Je monitort de (contract)afspraken met de leveranciers en zorgt voor juiste opvolging van de afspraken.

Samen met je collega van de back office en de senior back office medewerker ga je je o.a. bezighouden met:

• Je handelt meldingen en reserveringen zelf af of zet deze door via het click, call en face principe;
• Je maakt aanmeldingen en reserveringen aan in Topdesk (ons facility management softwaresysteem);
• Je besteld facilitaire- en kantoorartikelen en handelt de facturen af;
• Je zorgt voor een goed verloop van de vergaderservice, bijeenkomsten en interne evenementen;
• Je activeert en blokkeert de toegangstags;
• Je verstrekt informatie over facilitaire producten en diensten;
• Je signaleert knelpunten en deze bespreekbaar;
• Je monitort contractafspraken en onderneemt actie als het nodig is;
• Je neemt poststukken in het zaaksysteem in behandeling en wijst deze toe aan de juiste persoon;
• Je ondersteunt je collega’s van facility services en facility advies bij hun werkzaamheden;
• Je houdt de kennisinformatie up to date in Topdesk.

Het team Facility Services als onderdeel van cluster Mens & Faciliteiten. Het is een operationeel team en draagt, samen met onze facilitaire adviseurs, zorg voor de facilitaire ondersteuning van diverse diensten voor onze collega’s in de gemeentehuizen van Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk.

Kandidaatprofiel

Cluster Mens & Faciliteiten wil het verschil maken door gastvrij te zijn. Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega met affiniteit voor het optimaal en servicegericht verlenen van onze dienstverlening.

Kennis van Topdesk, het werken op een servicedesk en een afgeronde MBO 4 opleiding zijn een pré.

De kernwaarden dichtbij, aandacht, ontwikkeling en zakelijk staan binnen het Cluster Mens& Faciliteiten hoog in het vaandel. Je hebt een proactieve, zakelijke werkhouding die je combineert met een menselijke benadering. Je bent gedisciplineerd, georganiseerd, klantgericht en hulpvaardig. Verder beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden en ben je een echte teamplayer.

Aanbod

• Een mooie organisatie met fijne collega’s waar het prettig en goed werken is;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd;
• De functie is ingedeeld in schaal 6 volgens de CAO SGO. Afhankelijk van ervaring word je ingeschaald tussen €2.404,- en €3.481,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om vanuit huis te werken;
• Een individueel keuzebudget (17.05% van het bruto jaarsalaris);
• Deelname aan de ABP-pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer/Thuiswerkvergoeding;
• Een ouderschapsverlofregeling.